Gestão do tempo: os hábitos secretos das pessoas produtivas

Um profissional produtivo é aquele capaz de realizar o maior número de tarefas em um intervalo de tempo, sem isso gerar prejuízos à qualidade dos resultados. Embora experiência e conhecimentos sejam cruciais para a produção, a gestão do tempo também é um fator central.

Essa gestão engloba a organização de atividades e o planejamento de como elas serão executadas no tempo disponível. Assim, envolve identificar e eliminar distrações no trabalho, o uso de ferramentas modernas, a criação de estratégias e o desenvolvimento de hábitos produtivos.

Um estudo promovido pela TalentMS demonstrou que 89% dos profissionais relatam um aumento na produtividade ao utilizar ferramentas gamificadas no local de trabalho. Esse resultado é reforçado por uma pesquisa da Gitnux, que destacou que 90% do tempo é desperdiçado devido à má gestão do tempo, o que resulta em grandes perdas para as empresas​.

Portanto, os métodos para gerir o tempo se mostram interessantes para inúmeras áreas, especialmente aquelas que trabalham com temas complexos e burocráticos, como a financeira.

Quer descobrir quais são os hábitos que fazem a diferença na rotina de pessoas altamente produtivas? Continue lendo e veja como pequenas mudanças no seu dia a dia podem transformar sua gestão de tempo.

1. O poder de um planejamento diário

A gestão do tempo antecede o período disponível para a execução de uma agenda. Pessoas com alta produtividade sabem que o sucesso de um dia se inicia na noite anterior. Com isso, dedicam alguns minutos do final do expediente para organizar como será o amanhã.

Durante o período reservado para planejar as tarefas do dia anterior, o profissional pode determinar as atividades que serão executadas, quais são prioridade e quais devem ocorrer em um horário específico, como uma reunião.

Com isso, o profissional pode iniciar o dia de trabalho de maneira mais tranquila. Afinal, sabe tudo o que precisa realizar, por onde iniciará e o que esperar do expediente.

Em um ambiente tão dinâmico quanto o das Instituições Financeiras, onde múltiplas demandas surgem diariamente, o planejamento antecipado é uma ferramenta poderosa. Ele pode ser colocado em prática com algumas estratégias e métodos, como:

• Time blocking: técnica que divide o dia em diferentes blocos de tempo. Cada um deles tem como foco atividades previamente estabelecidas;
• Metas diárias e alcançáveis: metodologia que visa evitar surpresas com tarefas inesperadas.

2. Priorizar tarefas críticas com a regra 80/20

Em instituições financeiras, nem todas as tarefas têm o mesmo impacto ou requerem o mesmo tempo para sua execução. É nisso que se baseia o princípio de Pareto, utilizado por grandes líderes mundo afora, atuantes em nichos diversos, para gerir o tempo.

O princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, ensina que 80% dos resultados são fruto de 20% dos esforços das equipes. Por isso, cabe aos profissionais entenderem quais são as tarefas mais críticas e priorizá-las.

Existem alguns métodos de priorização de tarefas bastante populares. A Matriz de Eisenhower é um deles. Ela trabalha de modo a dividir as tarefas do dia entre urgentes e importantes e sempre iniciar pelas primeiras.

Já a técnica e Ivy Lee Method, indica elencar as 6 atividades que são mais importantes para a agenda do dia seguinte. Assim, o profissional deve iniciar por elas indo das mais importantes às menos importantes. Isso ajuda a manter o foco e garante que as atividades mais críticas, como análise de relatórios financeiros ou aprovação de crédito, sejam concluídas.

3. Dizer “não” para proteger seu tempo

É comum que um analista de crédito que trabalhe com avaliação de imóveis seja solicitado por diferentes equipes ou clientes ao mesmo tempo. No entanto, para manter a produtividade, é fundamental que o profissional aprenda a dizer “não” para as tarefas de baixo valor ou que o desviam do foco principal.

Essa é uma estratégia de gestão de tempo que demanda mudanças de hábitos. Uma forma de acelerá-las é alinhar as expectativas com a equipe e os superiores. Por exemplo, ao comunicar suas prioridades e disponibilidades, o profissional demonstra e garante que seu foco esteja sempre nas atividades de maior impacto para a organização.

4. Pausas estratégicas: o segredo para manter a energia

Ser produtivo não significa trabalhar ininterruptamente. Na verdade, tem mais relação com saber gerir o tempo disponível para evitar esgotamentos e manter a criatividade.

Longos períodos de trabalho sem intervalos tendem a levar ao cansaço extremo. Isso, consequentemente, diminui o foco e a criatividade do profissional. Igualmente, aumenta as chances de erros e, como reflexos deles, a necessidade de refazer atividades.

Tendo em mente a complexidade do trabalho de profissionais inseridos no mercado imobiliário, especialmente ao lidar com informações financeiras, laudos de avaliação de imóveis e diversas relações interpessoais, fazer pausas estratégicas pode fazer com que eles conquistem uma alta produtividade.

Conheça alguns métodos que usam pausas estratégicas:

• Regra 52/17: 52 minutos de trabalho seguidos de 17 minutos de pausa;
• Pomodoro: semelhante ao 52/17, também divide o tempo em blocos. São 25 minutos de trabalho intercalados por pequenos intervalos de 5 minutos.

Essas pausas são importantes tanto para que os profissionais se tornem mais produtivos quanto para gozarem de bem-estar digital.

5. Automatize o máximo possível

A automação pode ser um verdadeiro divisor de águas para profissionais de instituições financeiras que trabalham com o mercado imobiliário.

Ela corresponde ao uso de ferramentas que eliminam tarefas repetitivas e burocráticas ao realizá-las automaticamente. Desse modo, são tecnologias que liberam mais tempo para que as equipes se dediquem às atividades estratégicas.

Ao automatizar processos rotineiros, o profissional tem a chance de dedicar mais tempo ao que realmente importa: o planejamento de ações que tragam retorno para sua Instituição e o desenvolvimento de soluções financeiras para os clientes.

Mude seus hábitos para se tornar mais produtivo

Como você viu, a adoção de alguns métodos e hábitos é capaz de aumentar sua produtividade e da equipe! Pessoas produtivas se preocupam com a gestão do tempo, pois sabem da importância que ela tem para a execução satisfatória de tarefas.

Por isso, profissionais que apresentam uma alta produtividade costumam planejar as atividades antecipadamente, priorizam as tarefas mais relevantes e não assumem compromissos que os desviam de seu foco principal. Além disso, também fazem pausas estratégicas e contam com a tecnologia para automatizar ações repetitivas.

Você pode colocar todas essas estratégias no seu dia a dia. Com disciplina e pequenas mudanças na rotina, qualquer profissional pode melhorar sua gestão de tempo e ser mais eficiente. Por isso, coloque essas ideias em prática para alcançar a produtividade máxima.

Agora, conta para nós, você já conhecia essas estratégias de gestão de tempo? Deixe seu comentário com sua experiência e táticas para gerir suas tarefas e o tempo dedicado a elas. Assim, podemos compartilhar ainda mais conhecimento, gerar produtividade e bem-estar profissional!

Até o próximo artigo!

Marcia Costa
MK Engenharia de Avaliações