Gerenciar o tempo é um dos maiores desafios da rotina profissional. Especialmente em um mercado cada vez mais competitivo, como o financeiro, é fundamental saber priorizar tarefas e otimizar a produtividade. Felizmente, existem diversas técnicas e ferramentas que podem ajudar nesse processo de administração do tempo. Conheça as melhores!

Técnicas para administração do tempo

A administração do tempo é essencial para qualquer área. Em determinadas áreas e empresas, onde o cumprimento de prazos é determinante pois outras atividades dependem dela, gerir o tempo é imprescindível.

Neste artigo, vamos apresentar algumas das melhores práticas para fazer sua administração do tempo e de sua carga de trabalho, além de dicas valiosas sobre como delegar tarefas de forma eficiente.

Defina prioridades e crie uma lista de tarefas

Antes de iniciar qualquer tarefa, é importante saber quais são as suas prioridades e organizar seu trabalho. Para isso, faça uma lista com todas as atividades que precisa realizar, classificando-as por ordem de importância. Assim, você pode se concentrar primeiro nas tarefas mais urgentes ou importantes e evitar a procrastinação. Utilize papel ou um aplicativo de notas para anotar suas tarefas e ir marcando o que já foi concluído, mantendo-se organizado e focado.

Utilize a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro consiste em dividir o tempo em blocos de 25 minutos, seguidos de uma pausa de 5 minutos. Após quatro blocos, faça uma pausa mais longa de 10 minutos. Essa técnica ajuda a manter o foco e a aumentar a produtividade.

Elimine as distrações

As distrações podem ser grandes vilãs do tempo. Para evitar perder tempo com elas, desative notificações de redes sociais e mensagens durante o horário de trabalho. Além disso, procure um ambiente tranquilo e livre de interrupções para trabalhar.

Automação

Ferramentas de automação podem ser utilizadas para simplificar tarefas repetitivas e economizar tempo. Por exemplo, usar um software de agendamento de redes sociais ou um assistente virtual para responder e-mails.

Gestão de interrupções

É importante aprender a lidar com interrupções para evitar perda de tempo e distração. Uma técnica é definir horários específicos para responder e-mails e outras atividades que podem interromper o trabalho.

A técnica de “Eat That Frog”

Essa técnica é baseada em um livro com o mesmo nome. A ideia é começar o dia com a tarefa mais difícil ou desagradável (o “sapo”), pois assim você se livra daquilo que estava te incomodando e fica mais motivado para as outras tarefas do dia.

A técnica de “time blocking”

Essa técnica consiste em dividir o seu dia em blocos de tempo, reservando períodos específicos para cada atividade. Por exemplo, você pode separar duas horas da manhã para responder e-mails, uma hora para reuniões, três horas para trabalhar em projetos etc. Assim, você mantém o foco em uma atividade de cada vez e evita perder tempo mudando de uma tarefa para outra.

Ferramentas para administração do tempo

É importante pontuar que além de aplicar técnicas para administração do tempo, aumentar a sua produtividade e da sua equipe podem e devem ser incrementadas e facilitadas com a ajuda de algumas ferramentas, como aplicativos e softwares. Essas ferramentas ajudam na organização de tarefas e, por conseguinte, na otimização do tempo.

Observe adiante algumas ferramentas úteis para administração do tempo.

• Trello: O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos que permite criar listas, cartões e etiquetas para organizar as tarefas. É possível ainda adicionar prazos e criar lembretes, o que ajuda a manter o controle sobre o tempo e a produtividade.
• Google Agenda: A Google Agenda é uma ferramenta de calendário que pode ser utilizada para agendar reuniões, compromissos e prazos. Além disso, é possível criar lembretes e receber notificações para não perder nenhum compromisso.
• Evernote: O Evernote é uma ferramenta de anotações que permite organizar ideias, documentos, imagens e áudios em um só lugar. É possível ainda criar checklists e definir prazos para as tarefas.
• Calendário online: Ter um calendário online pode ser muito útil para um analista de crédito organizar sua rotina e ter uma visão geral das tarefas que precisa cumprir. Existem diversas opções de calendários online, como o Google Agenda, que permite criar eventos, definir lembretes e compartilhar com outras pessoas.
• Gestão de projetos: Para um analista de crédito que lida com projetos complexos e envolve diversas pessoas, uma ferramenta de gestão de projetos pode ajudar a organizar todas as etapas e tarefas envolvidas. Algumas opções são o Trello, Asana e Monday .

Como delegar tarefas

Além de técnicas e ferramentas para administração do tempo e do trabalho, é preciso também pode aprender a delegar tarefas. Delegar é fundamental para evitar sobrecarga de trabalho e garantir que todas as tarefas sejam realizadas no prazo e com qualidade. Veja algumas dicas:

Identifique tarefas delegáveis

Nem todas as tarefas podem ser delegadas, por isso, é importante identificar aquelas que podem ser realizadas por outras pessoas. Delegar tarefas simples e rotineiras pode ajudar a liberar tempo para atividades mais estratégicas.

Escolha a pessoa certa

Ao delegar tarefas, é importante escolher a pessoa certa para realizá-las. Leve em consideração a experiência, as habilidades e a disponibilidade da pessoa antes de atribuir uma tarefa.

Explique a tarefa e defina objetivos claros:

Para que a tarefa seja realizada de forma eficiente, é importante explicar claramente o que deve ser feito, os prazos, expectativas e definir objetivos claros. Detalhe todas as informações necessárias e certifique-se de que a pessoa entendeu a tarefa antes de iniciar a execução, garantindo assim o sucesso na realização da atividade delegada.

Conheça as habilidades da sua equipe

Para delegar tarefas com eficiência, é preciso conhecer as habilidades de cada membro da equipe. Assim, é possível identificar quem é o mais indicado para cada tarefa.

Dê autonomia

Uma vez que a tarefa foi delegada, é importante dar autonomia para que a pessoa possa executá-la da melhor forma possível. Isso inclui dar espaço para que ela faça perguntas e sugira melhorias no processo.

Acompanhe o andamento

É importante acompanhar o andamento da tarefa delegada para garantir que tudo está dentro do prazo e de acordo com o esperado. Mas lembre-se de não ser invasivo e dar espaço para que a pessoa trabalhe com tranquilidade.

Eleve a sua produtividade e a da sua equipe

Enfim, a administração do tempo e carga de trabalho pode ser um desafio para qualquer profissional, mas é fundamental para garantir a eficiência e qualidade do trabalho. Um analista de crédito que trabalha em uma instituição financeira precisa lidar com diversas tarefas e prazos diariamente, o que pode gerar sobrecarga e estresse.

Por isso, é importante utilizar técnicas e ferramentas de administração do tempo, como a técnica Pomodoro e o uso de calendários online. Além disso, é fundamental aprender a delegar tarefas com eficiência, para garantir que todas as demandas sejam atendidas no prazo e com qualidade.

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Grande abraço,

Até breve!

Marcia Costa
MK Engenharia de Avaliações